KOORDINASI YANG EFEKTIF

PERAN PENTING KOORDINASI YANG EFEKTIF UNTUK MENGATASI DIFERENSIASI DAN POLA PIKIR YANG BERBEDA DALAM MENCAPAI SUATU TUJUAN ORGANISASI

BAB I
PENDAHULUAN

Pengkoordinasian merupakan fungsi terpenting dalam manajemen karena pengkoordinasian merupakan pengikat, penyeimbang dan penyelaras semua aktifits dan usaha, maka dapat disimpulkan bahwa setiap fungsi manajemen yang lain juga memerlukan suatu pengkoordinasian. Koordinasi adalah proses penyatuan tujuan-tujuan perusahaan dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab tanpa ini setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti,
yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.
Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen.

Dengan organisasi diharapkan keharmonisan dan keselarasan seluruh kegiatan dapat mencapai tujuan yang diharapkan, sehingga beban tiap bagian menjadi serasi , selaras dan seimbang.
Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan tiap satuan pelaksanaan. Koordinasi sangat dibutuhkan pada saat pekerjaan yang insidentil dan tidak rutin serta pekerjaan yang tidak direncanakan terlebih dahulu..

James D. Thomson membagi tiga saling ketergantungan diantara satuan-satuan organisasi, yaitu :
1. Ketergantungan yang menyatu ( Pooled interdependence )
Dimana tiap kegiatan departemen dan fungsional tergantung pada pelaksanaan kerja tiap satuan.
2. Ketergantungan yang berurutan ( sequential interdependence ) :
Dimana pekerjaan dari tiap departemen atau fungsional tergantung dari penyelesaian pekerjaan departemen yang lain sebelum satuan lain dapat bekerja.
3. Ketergantungan timbale balik ( reciprocal interdependence ):
Merupakan hubungan member dan menerima anrat satuan organisasi.


BAB II
PEMBAHASAN

A. PRINSIP – PRINSIP KOORDINASI
Karena adanya pembagian tugas/kerja dalam organisasi maka individu-individu atau kelompok-kelompok dalam organisasi merupakan bagian dari organisasi yang masing-masing mempunyai fungsi dan tujuan sendiri - sendiri oleh karena itu perlu dan harus diarahkan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Prinsip- prinsip koordinasi tersebut antara lain :
1. Prinsip kesatuan arah dan tujuan.
2. Prinsip kesepakatan tentang kegiatan atau tindakan yang harus dilakukan masing-masing pihak, termasuk target dan jadwalnya.
3. Prinsip ketaatan dan loyalitas.
4. Prinsip saling tukar informasi kegiatan, hasil yang dicapai dan masalah yang dihadapi.
5. Prinsip saling menghormati, saling percaya dan saling membantu.
6. Prinsip Profesionalitas.
7. Prinsip saling dapat dipercaya.
8. Prinsip Ketepatan penggunaan alat koordinasi.
9. Prinsip Efisiensi
10. Prinsip adanya koordinator atau pemimpin yang menggerakan dan memonitor seluruh pelaksanaan kerjasama dalam organisasi dan mengerti serta mampu memecahkan masalah-masalah yang dihadapi.

B. SYARAT – SYARAT KOORDINASI
Koordinasi akan dapat berjalan dengan baik bila mampu memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Lakukan hubungan langsung
2. Lakukan sejak awal perencanaan berdirinya organisasi atau awal perencanaan.
3. Lakukan terus menerus.
4. Sesuaikan dengan perkembangan atau perubahan yang terjadi.
5. Tentukan tujuan yang jelas dan jelaskan tujuan tersebut.
6. Buatlah stuktur organisasi yang sederhana
7. Rumuskan tugas, wewenang dan tanggung jawab dan criteria keberhasilan yang jelas pada setiap individu dan bagian organisasi.
8. Ciptakan system komunikasi dan informasi yang efektif dalam organisasi.
9. Lakukan control yang efektif.
10. Penempatan pimpinan yang efektif merupakan kunci keberhasilan organisasi.

C. MASALAH-MASALAH DALAM PENCAPAIAN KOORDINASI YANG EFEKTIF.
Masalah-masalah ini terjadi karena adanya pembagian tugas, maka timbullah perbedaan dalam kegiatan pekerjaan. Perbedaan kegiatan tersebut dapat berpengaruh terhadap organisasi sehingga dapat menimbulkan masalah koordinasi.
Perbedaan sikap dan perilaku individu - individu menimbulkan masalah koordinasi, antara lain :
1. Adanya perbedaan dalam orientasi terhadap sasaran/ tujuan tertentu.
2. Adanya perbedaan dalam orientasi waktu.
3. Adanya perbedaan dalam orientasi antar pribadi
4. Adanya perbedaan dalam formalitas struktur organisasi
5. Adanya perbedaan jarak geografis.
6. Adanya perbedaan antar manusia karena faktor social, budaya, pandangan hidup serta latar belakang pendidikan.
7. Adanya perbedaan dalam ambisi.

D. PEDOMAN KOORDINASI :
1. Koordinasi harus terpusat merupakan pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian.
2. Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.
3. Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.
4. Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan wujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.

E. KEBAIKAN DAN HABATAN KOORDINASI YANG EFEKTIF
Kebaikan :
1. Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian.
2. Tiap bagian akan memperoleh infor-masi yang jelas dalam partisipasi pencapaian tujuan dan tahu peranan-nya masing-masing sehingga dapat memberikan saran dan komentar ter-hadap kemungkinan ketidak serasian antar bagian.
3. Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya.
Kelemahan :
1. Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.
2. Perbedaan dalam orientasi waktu
3. Perbedaan orientasi antar pribadi
4. Perbedaan dalam formalitas struktur

F. PENDEKATAN UNTUK MENCAPAI KOORDINASI YANG EFEKTIF
Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.
1. Teknik-Teknik Dasar Manajemen
a. Hirarki manajemen terdiri atas rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formar, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas sehingga menimbulkan integritas bila diformulasikan dengan jelas serta dilaksanakan dengan arahan yang tepat.
b. Aturan dan prosedur, merupakan keputusan-keputusan yang dibuat untuk mengatur kejadian-kejadian rutin.
c. Penerapan rencana dan penetapan tujuan dilakukan untuk mengkoordinasikan melalui pengarahan dalam mencapai sasaran yang sama untuk tiap satuan organisasi
2. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu :
a. Investasi dalam sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah.
b. Menciptalkan hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan.
Ada beberapa hubungan lateral :
- Hubungan langsung
- Hubungan kelompok langsung
- Hubungan silang
3. Mengurangi kebutuhan akan koordinasi, ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :
a. Penciptaan sumberdaya tambahan yang memberikan kelonggaran bagi satuan kerja, misalnya penambahan tenaga kerja, bahan dasar dan pembantu, modal, pengurangan tugas dan masalah-masalah yang timbul sekarang.
b. Penciptaan tugas – tugas yang dapat berdiri sendiri, dengan cara mengubah karakter satuan organisasi.

BAB III
KESIMPULAN


1. Koordinasi diperlukan agar segala kegiatan sinkron terpadu tertuju pada pencapaian tujuan bersama.
2. Koordinasi didapat dengan menyederhanakan organisasi, strategi-kebijaksanaan-program yang harmonis, metode komunikasi yang baik, koordinasi sukarela dan supervisi.
3. Koordinasi dapat dilakukan secara vertikal maupun horizontal di dalam organisasi yang formal dan yang informal.
4. Pertimbangan kunci dalam memilih pendekatan yang terbaik terhadap koordinasi adalah dengan mencocokan kemampuan koordinasi organisasi dengan kebutuhannya akan koordinasi.
5. Komunikasi dan motivasi merupakan faktor penentu kepemimpinan didalam koordinasi . Mereka yang menjalankan komunikasi dan motivasi yang baik terjamin akan menjadi pemimpin yang baik pula.
6. Koordinasi, integrasi dari tugas-tugas individual dan departemental, dibutuhkan untuk mengatasi diferensasi, pola pikir yang berbeda yang cenderung dikembangkan oleh masing-masing bagian. Pertimbangan pokok adalah mencocokan kemampuan koordinasi organisasi dengan kebutuhannya akan koordinasi.

DAFTAR PUSTAKA

1. James. A.F. Stoner, dan R. Edward Freeman, Management, Edisi Kelima, Jakarta: Intermedia, Prentice Hall.
2. Harold Koontz / Cyril O’Donnell /Heinz Weihrich, Management, Edisi Kedelapan, Jakarta : PT. Gelora Aksara Pratama.
3. Amin Widjaja Tunggal, Manajemen Suatu Pengantar, Edisi Revisi, Jakarta : Rineka Cipta.
Diposkan oleh ARINDRA